LA FATTURAZIONE ELETTRONICA – ASPETTI OPERATIVI

Come già anticipato, a partire dal 1 gennaio 2019 verrà introdotto l’obbligo generalizzato di emettere e ricevere le fatture con modalità elettronica.

Con l’approssimarsi di questa scadenza cominciamo a fornire indicazioni operative sulle possibili soluzioni per la gestione di questo cambiamento.

Innanzitutto chiariamo che saranno obbligati ad emettere fattura in modalità elettronica tutti i contribuenti con la sola eccezione dei soggetti che svolgono la propria attività in forma individuale e che utilizzano il regime dei cosiddetti “minimi” o “forfettari”. Dovranno inviare la fattura in formato elettronico anche gli enti non commerciali dotati di partita IVA (es. associazioni culturali, associazioni sportive dilettantistiche ecc…).

Al contrario, per le fatture ricevute, tutti i contribuenti dotati di partita IVA, ivi inclusi i “minimi” e i “forfettari” riceveranno la fattura solo in formato elettronico[1].

Tutte le fatture dovranno essere emesse in formato elettronico, sia che vengano emesse nei confronti di soggetti aventi partita IVA (cosiddetto B2B), sia che vengano emesse nei confronti di privati (cosiddetto B2C). Non sussiste l’obbligo di emissione di fattura elettronica solo per le operazioni transfrontaliere (ovvero quelle svolte con controparte estera)[2].

Nel caso delle fatture che contengono voci esenti o escluse da IVA per importi superiori a 77,47 Euro, per le quali sussiste l’obbligo di pagamento dell’imposta di bollo da 2 Euro, dovrà essere apportata nella fattura elettronica una annotazione di assolvimento dell’imposta in modo virtuale. L’imposta andrà quindi versata cumulativamente per tutte le fatture dell’anno entro il 30 aprile dell’anno successivo con modello F24.

Il procedimento di fatturazione elettronica dovrà essere applicato anche per le variazioni (note di credito e note di debito) e per le autofatture di regolarizzazione delle operazioni non correttamente fatturate. Diventerà pertanto impegnativo gestire gli eventuali errori nella fatturazione in quanto non sarà più possibile semplicemente avvertire il fornitore di sostituire la fattura modificando magari semplicemente un progressivo o una descrizione, mentre si renderà necessario variare la precedente fattura e magari emetterne una nuova che dovrà sempre passare tramite il SdI.

Per quanto riguarda invece i corrispettivi verrà introdotto un obbligo di invio telematico dei dati che verrà effettuato tramite il registratore di cassa. Tale obbligo ha riguardato inizialmente solo per i distributori di carburanti e i soggetti che utilizzano distributori automatici (vending machine). Per i restanti soggetti la bozza di legge di bilancio prevede le date del 1 luglio 2019 per i soggetti di più grandi dimensioni[3] e il 1 gennaio 2020 per gli altri.

 

Ciò premesso riportiamo di seguito alcune informazioni[4] utili a inquadrare l’innovazione normativa:

Che cos’è la fattura elettronica

La fattura elettronica è un documento informatico, più tecnicamente si tratta di un file in formato XML[5], che contiene tutte le informazioni già oggi previste per la predisposizione di una fattura[6] e che non dovrà più essere trasmessa, come avviene oggi, al cliente in forma cartacea o via mail, bensì dovrà essere inviata solo per via telematica ad un sistema denominato sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate. Attraverso questo sistema poi le fatture emesse saranno controllate nel contenuto per verificare che non manchino alcuni degli elementi essenziali o che non ci siano errori e quindi, una volta validate, verranno trasmesse al cliente, il quale quindi potrà ricevere le fatture sempre e solo in via telematica.

Come si compila la fattura elettronica

Il modello di fattura elettronica, dovendo prevedere tutte le possibili casistiche correlate alla certificazione dei ricavi da fatturare e alle eventuali variazioni da apportare alle fatture già emesse, prevede una codifica da applicare ad alcune delle informazioni da inserire nella fattura. Sarà pertanto necessario al fine di emettere le fatture imparare queste codifiche pena l’impossibilità di emettere fattura.

Come si invia la fattura elettronica

La fattura elettronica, una volta generata, dovrà essere inviata al SdI, il quale successivamente la recapiterà al cliente. Al fine di inviare la fattura elettronica al SdI chi emette la fattura potrà utilizzare la Posta Elettronica Certificata, servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate (procedura web o apposita app) o appositi programmi software in grado di gestire l’intero processo di compilazione, invio, conservazione e ricezione delle fatture elettroniche.

Come si riceve la fattura elettronica

Sarà inoltre necessario scegliere una modalità per ricevere le fatture elettroniche. Le fatture elettroniche potranno essere ricevute o su una casella di Posta Elettronica Certificata, o tramite appositi software[7] o infine attraverso il prelievo da un’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate. Al fine di poter ricevere le fatture elettroniche quindi ciascun contribuente dovrà dotarsi di un proprio “indirizzo telematico”. Tale indirizzo telematico potrà essere costituito da una casella PEC o da un “codice destinatario”. Il codice destinatario viene assegnato ai sistemi software e quindi dovrà essere comunicato da coloro che utilizzeranno appositi sistemi forniti da terzi per la gestione della fattura elettronica. Segnaliamo che già ora diversi operatori stanno richiedendo ai propri clienti di comunicare il proprio indirizzo telematico. Vi consigliamo per il momento di rispondere a questa richiesta indicando il vostro indirizzo PEC in modo da ricevere, almeno fino a quando non avrete organizzato in modo definitivo la vostra modalità di gestione delle fatture elettroniche, le fatture elettroniche sulla vostra casella di posta elettronica certificata. Diversamente le fatture elettroniche arriverebbero comunque ma dovrebbero essere “scaricate” dalla vostra area riservata nel sito web dell’Agenzia delle Entrate. A regime, quando avrete deciso le modalità di gestione della fattura elettronica potrete invece registrare il vostro indirizzo telematico (indirizzo PEC o codice destinatario) sul sito dell’Agenzia delle Entrate e tutte le fatture vi verranno recapitate a quell’indirizzo automaticamente.

 

Come si conserva la fattura elettronica

Tutte le fatture elettroniche inviate e ricevute dovranno essere conservate elettronicamente a cura del contribuente. A tal fine potranno essere utilizzati alternativamente: l’apposito servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, appositi software integrati al programma che gestisce l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche o le comuni modalità di conservazione elettronica dei documenti secondo le norme del Codice dell’amministrazione digitale.

 

Ciò premesso quindi appare chiaro che ogni contribuente dovrà essere in grado di produrre fatture elettroniche, di conservarle nelle modalità previste dalla legge, di consegnarle al cliente tramite il SdI e di ricevere (sempre tramite il SdI) le fatture dai propri fornitori. Vediamo quindi di seguito quali modalità potranno essere adottate per adeguare i propri processi amministrativi alla innovazione normativa.

A tal fine occorre premettere che l’Agenzia delle Entrate metterà gratuitamente a disposizione dei contribuenti una procedura web, una app da usare con dispositivi mobili (telefoni cellulari) e un software da utilizzare per la predisposizione delle fatture, per la conservazione e per l’invio delle stesse ai clienti. Verrà inoltre attivata un’area riservata nel sito dell’Agenzia delle Entrate dove saranno visibili le fatture elettroniche emesse e quelle ricevute per ciascun contribuente. L’esperienza maturata negli scorsi anni con la fattura elettronica per la pubblica amministrazione ci porta tuttavia a ritenere che l’utilizzo di tali strumenti non sarà semplice ed intuitivo e certamente sarà precluso a chi non ha delle solide basi di conoscenza in ambito informatico.

Ciò premesso le soluzioni possibili per adeguare la propria struttura amministrativa alle disposizioni di legge al momento appaiono essere le seguenti:

– l’utilizzo autonomo da parte del contribuente delle procedure gratuite dell’Agenzia delle Entrate. Come già anticipato questa scelta comporterà la necessità di studiare e comprendere il funzionamento del sistema e la necessità di studiare e comprendere le codifiche necessarie alla compilazione della fattura elettronica. Sarà inoltre necessario avere una casella PEC e/o acquisire le credenziali per accedere all’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate. In questo caso lo studio professionale del commercialista potrà avere un accesso per la consultazione delle fatture emesse e ricevute al fine della contabilizzazione delle stesse, ma non potrà fornire assistenza specifica per l’utilizzo del sistema fornito dall’Agenzia.

– L’utilizzo autonomo da parte del contribuente di un proprio software di fatturazione, magari già in uso precedentemente all’introduzione della modifica normativa. Ovviamente il software di fatturazione dovrà essere adeguato e dovrà contenere funzionalità che permettano la generazione, l’invio ed eventualmente la ricezione delle fatture elettroniche. In questo caso è comunque opportuno valutare insieme con lo studio professionale del commercialista le eventuali integrazioni che agevolino le rilevazioni contabili delle fatture emesse e ricevute.

– L’utilizzo autonomo da parte del contribuente di un software di fatturazione coordinato con quello dello studio professionale del commercialista. In questo caso la compilazione della fattura avverrebbe sempre a cura e sotto il controllo del contribuente, tuttavia le fatture emesse e quelle ricevute in forma elettronica potrebbero essere acquisite dallo studio professionale che cura la contabilità in modalità più veloce e senza rischi di perdita di dati. Questo software verrebbe fornito tramite lo studio professionale del commercialista che potrà usufruire di particolari accordi con le case di software per minimizzare i costi. In questo caso lo studio professionale potrà fornire al contribuente un’assistenza specifica o direttamente o tramite la casa di software.

– La fornitura del servizio completo di generazione, invio, conservazione e ricezione delle fatture elettroniche da parte dello studio professionale del commercialista che cura la contabilità. In questo caso il contribuente dovrebbe comunicare al consulente esclusivamente i dati per la fatturazione. Tutti gli adempimenti successivi sarebbero a carico del professionista. Tuttavia, al momento questa soluzione appare estremamente costosa in quanto richiederebbe un carico di lavoro, una disponibilità continua e l’assunzione di responsabilità particolarmente gravose.

Concludiamo precisando che la sanzione per il non adeguamento al nuovo obbligo consiste sostanzialmente nel privare di efficacia le fatture emesse o inviate con modalità diverse da quelle elettroniche. Ne deriva quindi che il contribuente che non si adeguasse alla nuova normativa verrebbe sanzionato per omessa fatturazione anche se in ipotesi continuasse a emettere le fatture in formato cartaceo, le annotasse nei registri IVA e versasse la relativa imposta.

Parma, 20 ottobre 2018

[1] Ovviamente il fornitore può inviare una copia in pdf della fattura via posta o via mail, ma si tratta di un favore che lo stesso potrà fare al proprio cliente, senza alcun obbligo e con la precisazione che l’originale della fattura verrà considerato esclusivamente quello inviato in formato elettronico al Sistema di Interscambio.

[2] Per questo tipo di operazione verrà introdotto un nuovo adempimento su base mensile simile all’attuale spesometro che si potrà evitare solo se le fatture verranno emesse con formato elettronico su base volontaria o nel caso in cui per l’operazione venga emessa bolletta doganale.

[3] Si intendono quelli che hanno corrispettivi per importi superiori a 400.000 Euro l’anno.

[4] Si tratta in gran parte delle medesime informazioni che avevano formato oggetto di una nostra precedente comunicazione.

[5] Si tratta di un file che non è immediatamente leggibile e comprensibile (come ad esempio un file word, txt o pdf) e che necessita di uno specifico software per la trasformazione in formato leggibile.

[6] Cfr. Art.21 D.P.R. 26 ottobre 1972 n.633.

[7] Cfr. sopra nota 6.