ASSEMBLEE IN VIDEO-CONFERENZA ANCHE PER LE ASSOCIAZIONI SPORTIVE DILETTANTISTICHE

Grazie a un emendamento approvato nel procedimento di conversione in legge del cosiddetto Decreto Cura-Italia[1] le associazioni sportive trovano finalmente le certezze che mancavano in merito ai termini di approvazione del rendiconto o del bilancio 2019 e alla possibilità di tenere le proprie assemblee in videoconferenza.

Nel testo originario del decreto infatti la disciplina sul rinvio dei termini per l’approvazione del bilancio e la possibilità di svolgere le assemblee mediante mezzi di telecomunicazione a distanza erano riservati unicamente ad alcuni specifici enti non commerciali[2] tra i quali non rientravano le associazioni sportive dilettantistiche o alle società.

Pur in mancanza di una esplicita copertura legislativa avevamo avuto modo di affermare[3] che il quadro normativo esistente autorizzasse[4] comunque le associazioni sportive a rinviare l’assemblea di approvazione del bilancio almeno fino a quando fossero rimaste in vigore le misure di contenimento che limitavano gli spostamenti e impedivano, nella sostanza, la possibilità di svolgere le assemblee.

Al contrario, si era ritenuto che la mancanza di una esplicita previsione che ammettesse per le associazioni l’utilizzo di mezzi di telecomunicazione a distanza per tenere le assemblee, rendesse quanto meno pericoloso l’impiego di questi sistemi. In effetti qualsiasi deliberazione assunta attraverso assemblee svolte tramite video-conferenze o sistemi simili avrebbe potuto essere impugnata o contestata in quanto assunta con modalità difformi da quelle previste dallo statuto. Questa situazione, tra l’altro, avrebbe precluso alle associazioni sportive di porre in essere qualsiasi operazione straordinaria (ad esempio fusioni o trasformazioni) per la mancanza della possibilità di svolgere le assemblee necessarie alla loro approvazione.

Finalmente, venerdì scorso, con la conversione in legge del decreto Cura-Italia[5] le associazioni hanno ricevuto la necessaria copertura normativa per il rinvio dei termini di approvazione del rendiconto del 2019 e per l’utilizzo di sistemi di telecomunicazione a distanza per lo svolgimento delle assemblee.

In particolare, è stato previsto che il termine per l’approvazione del bilancio la cui scadenza ricada all’interno del periodo emergenziale[6] venga prorogato fino al 31 ottobre e che questa disposizione si debba applicare anche agli enti costituiti in forma di associazione o di associazione non riconosciuta[7]. La norma[8] quindi risulta perfettamente applicabile alle associazioni sportive dilettantistiche che normalmente assumono la veste giuridica di associazione non riconosciuta. Si consiglia, nella verbalizzazione dell’assemblea che andrà ad approvare il rendiconto, di premettere che l’assemblea non si è potuta tenere nei termini statutariamente previsti a causa dello stato di emergenza conseguente all’epidemia di corona-virus e di citare la norma che ammette in questo caso specifico il differimento del termine[9].

Attraverso la modifica apportata in sede di conversione è stato anche previsto l’allungamento dei termini per svolgere le attività correlate ai fondi del cinque per mille per l’anno 2017 e di quelli di rendicontazione di progetti assegnati sulla base di leggi nazionali e regionali.

Quanto invece alla possibilità di tenere le assemblee attraverso modalità di telecomunicazione a distanza, è stata introdotta una apposita disposizione[10] che prevede che la normativa già precedentemente applicabile sul tema alle società si possa estendere anche alle associazioni. Ne consegue che ora anche le associazioni sportive dilettantistiche potranno prevedere, con l’avviso di convocazione delle assemblee, la possibilità di esprimere il voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto. Tale modalità è esplicitamente ammessa anche per lo svolgimento di assemblee straordinarie e quindi rende possibile per le associazioni la realizzazione nel periodo emergenziale di operazioni quali trasformazioni o fusioni.

Appare quindi di assoluta importanza redigere un avviso di convocazione che, facendo riferimento alla normativa oggetto del presente commento[11], fornisca indicazioni precise e adeguate per permettere a tutti gli associati di presenziare alle assemblee e formulare il loro voto. Occorrerà tenere traccia dell’avvenuta convocazione dell’assemblea e dimostrare di avere dato a tutti gli associati la possibilità di partecipare. Ciò posto, le associazioni interessate dovranno quindi attrezzarsi ed utilizzare una delle piattaforme che permettono in maniera abbastanza agevole lo svolgimento di riunioni a distanza. È opportuno che tutta la procedura venga effettuata tenendo traccia di quanto è avvenuto attraverso una verbalizzazione precisa che dia conto dettagliatamente delle modalità tecniche utilizzate per il collegamento, dei soggetti che hanno partecipato e dei loro interventi. È altresì opportuno, sempre al fine di dare prova della correttezza delle modalità di svolgimento dell’assemblea, avvalersi di tutti gli strumenti tecnici che usualmente le piattaforme adoperate per le videoconferenze mettono a disposizione, come ad esempio la possibilità di registrare l’assemblea[12] e la possibilità di tenere agli atti[13] gli interventi scritti effettuati tramite strumenti quali la “chat”. Eventualmente, per permettere un’ulteriore garanzia agli associati, si potrebbe pensare di ricorrere, in aggiunta agli strumenti di telecomunicazione a distanza che permettono l’intervento all’assemblea, anche all’uso di appositi strumenti che permettono di effettuare procedure di voto on-line da utilizzare nel momento della raccolta dei voti dei partecipanti per l’approvazione delle decisioni poste in delibera.

Parma, 26 aprile 2020

Dr. Fabio Zucconi

 

 

 

 

 

[1] Decreto-legge 17 marzo 2020 n.18.

[2] Le Onlus, le organizzazioni di volontariato e le associazioni di promozione sociale.

[3] Cfr. https://www.studiofabiozucconi.it/il-decreto-cura-italia-le-misure-per-le-associazioni-e-societa-sportive-dilettantistiche/

[4] In realtà sarebbe più corretto affermare che non si trattava di una autorizzazione, ma di un obbligo correlato a una causa di forza maggiore.

[5] Che peraltro deve ancora essere pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale ed entrerà in vigore il giorno successivo alla pubblicazione (cfr. art.1, comma 4 del disegno di legge di conversione).

[6] Il cui termine ad oggi è fissato al 31 luglio (cfr. Delibera del Consiglio dei Ministri del 31 gennaio 2020).

[7] La norma infatti estende la disposizione anche agli enti disciplinati dai capi II e III del titolo II del libro primo del codice civile che sono rispettivamente rubricati “Delle associazioni e delle fondazioni” e “Delle associazioni non riconosciute e dei comitati”.

[8] Si tratta in particolare del comma 3-ter dell’articolo 35 del Decreto-legge 17 marzo 2020 n.18.

[9] La norma da citare è l’articolo 35, commi 3 e 3-ter del Decreto-legge 17 marzo 2020 n.18.

[10] Cfr. comma 8-bis dell’articolo 106 del decreto-legge 17 marzo 2020, n.18.

[11] Il riferimento deve essere fatto all’articolo 106, commi 2 e 8-bis del Decreto-legge 17 marzo 2020 n.18.

[12] In tal caso è necessario acquisire il consenso di tutti i partecipanti anche ai fini della tutela dei dati personali degli stessi.

[13] Esiste normalmente la possibilità di copiare e salvare il contenuto della “chat” di una determinata video-conferenza.