L’OBBLIGO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA
La Legge di Bilancio per il 2018[1] introduce un cambiamento epocale nelle modalità di certificazione dei ricavi (ossia nelle modalità di fatturazione). Al fine di permettere all’Agenzia delle Entrate un controllo immediato nei tempi e completo nel contenuto delle operazioni svolte dai contribuenti è stato introdotto un obbligo generalizzato di emettere (e ricevere) le fatture con modalità elettronica. Questo obbligo, salvo proroghe[2], diverrà operativo in modo generalizzato a partire dal 1 gennaio 2019.
La scadenza sarà invece ancora più stringente per due categorie di operazioni: l’acquisto di benzina e gasolio per autotrazione e le prestazioni fornite in subappalto nella filiera di un contratto di appalto con un’amministrazione pubblica. Per queste operazioni infatti la data di decorrenza delle nuove disposizioni sarà il 1 luglio 2018. Per dettagli inerenti tali specifiche operazioni rimandiamo ad altri articoli specifici.
Il Direttore dell’Agenzia delle Entrate ha emanato il 30 aprile scorso un provvedimento contenente le regole tecniche per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche[3]. Nel provvedimento sono indicate le modalità di funzionamento dell’intero sistema con l’indicazione di alcuni dettagli tecnici. Non entreremo in questi dettagli tecnici ora in quanto l’obiettivo di questa informativa è quello di far comprendere i cambiamenti che sarà necessario introdurre nella gestione amministrativa a livello di pianificazione e non a livello operativo. Infatti con questo primo intervento ci limiteremo a esporre gli elementi essenziali che caratterizzano il procedimento di compilazione, invio e ricezione della fattura elettronica al fine di rendere comprensibile la portata generale dell’innovazione normativa.
Anticipiamo fin d’ora che faremo seguire successivamente altri contributi esplicativi e ovviamente siamo a disposizione già da subito per programmare le modifiche alla gestione amministrativa da apportare in vista della scadenza del prossimo anno.
Che cos’è la fattura elettronica
La fattura elettronica è un documento informatico, più tecnicamente si tratta di un file in formato XML[4], che contiene tutte le informazioni già oggi previste per la predisposizione di una fattura[5] e che non dovrà più essere trasmessa, come avviene oggi, al cliente in forma cartacea o via mail, bensì dovrà essere inviata solo per via telematica ad un sistema denominato sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate. Attraverso questo sistema poi le fatture emesse saranno controllate nel contenuto per verificare che non manchino alcuni degli elementi essenziali o che non ci siano errori e quindi, una volta validate, verranno trasmesse al cliente, il quale quindi potrà ricevere le fatture sempre e solo in via telematica.
Come si compila la fattura elettronica
Il modello di fattura elettronica, dovendo prevedere tutte le possibili casistiche correlate alla certificazione dei ricavi da fatturare e alle eventuali variazioni da apportare alle fatture già emesse, prevede una codifica da applicare ad alcune delle informazioni da inserire nella fattura. Sarà pertanto necessario al fine di emettere le fatture imparare queste codifiche pena l’impossibilità di emettere fattura.
Come si invia la fattura elettronica
La fattura elettronica, una volta generata, dovrà essere inviata al SdI, il quale successivamente la recapiterà al cliente. Al fine di inviare la fattura elettronica al SdI chi emette la fattura potrà utilizzare la Posta Elettronica Certificata, servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate (procedura web o apposita app) o sistemi più complessi[6] che verranno presumibilmente integrati in programmi software in grado di gestire l’intero processo di compilazione, invio, conservazione e ricezione delle fatture elettroniche.
Come si riceve la fattura elettronica
Sarà inoltre necessario scegliere una modalità per ricevere le fatture elettroniche. Le fatture elettroniche potranno essere ricevute o su una casella di Posta Elettronica Certificata, o su sistemi più complessi integrati in procedure software[7] o infine attraverso il prelievo da un’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate.
Ciò premesso quindi appare chiaro che ogni contribuente dovrà essere in grado di produrre fatture elettroniche, di conservarle nelle modalità previste dalla legge, di consegnarle al cliente tramite il SdI e di ricevere (sempre tramite il SdI) le fatture dai propri fornitori. Vediamo quindi di seguito quali modalità potranno essere adottate per adeguare i propri processi amministrativi alla innovazione normativa.
A tal fine occorre premettere che nel sopra menzionato provvedimento Direttoriale è indicato che l’Agenzia delle Entrate metterà gratuitamente a disposizione dei contribuenti una procedura web, una app da usare con dispositivi mobili (telefoni cellulari) e un software da utilizzare per la predisposizione delle fatture, per la conservazione e per l’invio delle stesse ai clienti. Verrà inoltre attivata un’area riservata nel sito dell’Agenzia delle Entrate dove saranno visibili le fatture elettroniche emesse e quelle ricevute per ciascun contribuente. L’esperienza maturata negli scorsi anni con la fattura elettronica per la pubblica amministrazione ci porta tuttavia a ritenere che l’utilizzo di tali strumenti non sarà semplice ed intuitivo e certamente sarà precluso a chi non ha delle solide basi di conoscenza in ambito informatico.
Ciò premesso le soluzioni possibili per adeguare la propria struttura amministrativa alle disposizioni di legge al momento appaiono essere le seguenti:
- l’utilizzo autonomo da parte del contribuente delle procedure gratuite dell’Agenzia delle Entrate. Come già anticipato questa scelta comporterà la necessità di studiare e comprendere il funzionamento del sistema e la necessità di studiare e comprendere le codifiche necessarie alla compilazione della fattura elettronica. Sarà inoltre necessario avere una casella PEC e/o acquisire le credenziali per accedere all’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate.
- L’utilizzo autonomo da parte del contribuente di un proprio software di fatturazione, magari già in uso precedentemente all’introduzione della modifica normativa. Ovviamente il software di fatturazione dovrà essere adeguato e dovrà contenere funzionalità che permettano la generazione, l’invio ed eventualmente la ricezione delle fatture elettroniche. In questo caso sarebbe comunque opportuno valutare insieme con lo studio professionale del commercialista le eventuali integrazioni che agevolino le rilevazioni contabili delle fatture emesse e ricevute.
- L’utilizzo autonomo da parte del contribuente di un software di fatturazione coordinato con quello dello studio professionale del commercialista. In questo caso la compilazione della fattura avverrebbe sempre a cura e sotto il controllo del contribuente, tuttavia le fatture emesse e quelle ricevute in forma elettronica potrebbero essere acquisite dallo studio professionale che cura la contabilità in modalità più veloce e senza rischi di perdita di dati.
- La fornitura del servizio completo di generazione, invio, conservazione e ricezione delle fatture elettroniche da parte dello studio professionale del commercialista che cura la contabilità. In questo caso il contribuente dovrebbe comunicare al consulente esclusivamente i dati per la fatturazione. Tutti gli adempimenti successivi sarebbero a carico del professionista.
Occorre tenere presente poi che nella pratica sarà anche necessario attrezzarsi per permettere ai fornitori di indirizzare correttamente le fatture di acquisto. In effetti dal momento che il fornitore non potrà più semplicemente farci pervenire la fattura di acquisto per posta o per mail sarà necessario fornirgli i codici utili per la ricezione delle fatture tramite il SdI. Per agevolare questo compito l’Agenzia delle Entrate metterà a disposizione un servizio web di generazione di un codice a barre bidimensionale (cosiddetto QR-Code) per l’acquisizione automatica delle informazioni anagrafiche IVA e dell’indirizzo telematico a cui inviare la fattura.
Infine precisiamo l’ambito di applicazione della presente innovazione rilevando che:
- Il procedimento di fatturazione elettronica diverrà obbligatorio per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato. Pertanto rimangono escluse le fatture fatte a soggetti esteri che non dispongono di una partita IVA italiana. Peraltro i dati di tali fatture[8] dovranno essere trasmessi telematicamente all’Agenzia delle Entrate con un nuovo adempimento a cui adempiere entro la fine del mese successivo a quello della data di emissione o di ricezione della fattura.
- È previsto uno specifico esonero per i contribuenti che adottano il cosiddetto “regime di vantaggio” (o regime dei minimi) e per chi applica il regime forfettario. Ciò vuol dire che i soggetti che operano in tali regimi non dovranno emettere fattura in forma elettronica e quindi potranno continuare ad emettere le fatture come già stanno facendo ora. Al contrario le fatture emesse da soggetti passivi Iva nei confronti dei contribuenti minimi o forfettari dovranno essere emesse in formato elettronico.
- La rilevazione dei corrispettivi, per il momento, non deve avvenire in forma elettronica e quindi le cessioni di beni o le prestazioni di servizi effettuate nei confronti dei privati possono essere certificate tramite scontrino o ricevuta fiscale e in questo caso nulla cambia nelle modalità operative. Tuttavia qualora l’acquirente privato richieda la fattura il cedente è obbligato a produrla in formato elettronico.
- Il procedimento di fatturazione elettronica dovrà essere applicato anche per le variazioni (note di credito e note di debito) e per le autofatture di regolarizzazione delle operazioni non correttamente fatturate. Diventerà pertanto impegnativo gestire gli eventuali errori nella fatturazione in quanto non sarà più possibile semplicemente avvertire il fornitore di sostituire la fattura modificando magari semplicemente un progressivo o una descrizione, mentre si renderà necessario variare la precedente fattura e magari emetterne una nuova che dovrà sempre passare tramite il SdI.
Concludiamo precisando che la sanzione per il non adeguamento al nuovo obbligo consiste sostanzialmente nel privare di efficacia le fatture emesse o inviate con modalità diverse da quelle elettroniche. Ne deriva quindi che il contribuente che non si adeguasse alla nuova normativa verrebbe sanzionato per omessa fatturazione anche se in ipotesi continuasse a emettere le fatture in formato cartaceo, le annotasse nei registri IVA e versasse la relativa imposta.
[1] Legge 27 dicembre 2017 n.205.
[2] Si può prevedere, dati i precedenti e l’abitudine consolidata tipica del nostro Paese alla proroga di qualsiasi adempimento e soprattutto in questo caso data la oggettiva difficoltà a cui saranno chiamati professionisti e contribuenti per gestire questo cambiamento complicato dalla solita complicazione normativa e approssimazione tecnica che ci viene offerta dall’Amministrazione, che ci saranno forti richieste per posticipare l’entrata in vigore della norma. Tuttavia è altrettanto prevedibile una rigidità da parte dell’Amministrazione che ha fortemente voluto questa riforma sulla quale ha programmato il contrasto all’evasione per i prossimi anni e decenni. Non si può quindi dare per scontato che su questo importante tema si arriverà alla solita proroga sine die.
[3] Provvedimento Prot. n.89757/2018.
[4] Si tratta di un file che non è immediatamente leggibile e comprensibile (come ad esempio un file word, txt o pdf) e che necessita di uno specifico software per la trasformazione in formato leggibile.
[5] Cfr. Art.21 D.P.R. 26 ottobre 1972 n.633.
[6] Sistema di cooperazione applicativa su rete Internet con servizio esposto tramite modello “web service” o sistema di trasmissione di dati tra terminali remoti basati su protocollo FTP.
[7] Cfr. sopra nota 6.
[8] Non vanno trasmessi i dati nel caso in cui sia stata emessa una bolletta doganale.
